Actualizado el 10 de octubre de 2026 · Por el equipo de CalamoSpeak · Lectura: 6 min
Inglés para emails de trabajo: estructura, frases y ejemplos
Respuesta rápida: un buen email de trabajo en inglés tiene cinco partes: saludo, motivo en la primera línea, detalle breve, petición clara y cierre. Más que el vocabulario, lo que marca la diferencia es el tono: el inglés profesional va al grano en la estructura, pero suaviza las peticiones («Could you…?», «Would it be possible to…?») en lugar de usar imperativos. Abajo tienes la estructura, las frases por situación, un ejemplo completo y los errores que más cometemos los hispanohablantes.
La estructura de un email profesional en inglés
| Parte | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Saludo | Marca el nivel de formalidad | «Hi Laura,» · «Dear Mr Thompson,» |
| Motivo | Dice en una línea por qué escribes | «I’m writing to confirm the delivery date for order 2381.» |
| Detalle | Solo la información necesaria, en frases cortas | «The materials will arrive on 14 October, two days later than planned.» |
| Petición o siguiente paso | Deja claro qué necesitas y para cuándo | «Could you let me know by Friday if this works for you?» |
| Cierre y despedida | Mantiene la relación | «Thanks in advance. Best regards, Javier» |
La regla práctica: si el destinatario solo lee las dos primeras líneas, debe saber qué quieres. En español solemos empezar con contexto; en inglés, el contexto va después del motivo.
Saludos y despedidas según el nivel de formalidad
| Registro | Saludo | Despedida | Cuándo usarlo |
|---|---|---|---|
| Formal | «Dear Ms Rivera,» · «Dear Sir or Madam,» (si no sabes el nombre) | «Kind regards,» · «Yours sincerely,» | Primer contacto, clientes nuevos, instituciones |
| Neutro (el más habitual) | «Hello Mark,» · «Hi Mark,» | «Best regards,» · «Regards,» | Clientes y proveedores con los que ya hay trato |
| Cercano | «Hi Mark,» · «Hi team,» | «Best,» · «Thanks,» · «Cheers,» (más británico) | Compañeros de equipo y conversaciones en curso |
En caso de duda, el registro neutro casi nunca falla. Si la otra persona te responde con un tono más cercano, puedes acompañarla en el siguiente correo.
Frases útiles por situación
| Situación | Frases en inglés |
|---|---|
| Pedir algo | «Could you send me…?» · «Would it be possible to…?» · «I’d appreciate it if you could…» |
| Hacer seguimiento | «I’m just following up on my email from Monday.» · «Just a quick reminder about…» |
| Enviar un adjunto | «Please find attached the updated budget.» · «I’ve attached the report for your review.» |
| Confirmar | «I can confirm that…» · «That works for me.» · «Noted, thanks.» |
| Disculparte por un retraso | «Sorry for the late reply.» · «Apologies for the delay in getting back to you.» |
| Dar una mala noticia | «Unfortunately, we won’t be able to…» · «I’m afraid the deadline will have to move.» |
| Proponer una reunión | «Would you be available for a quick call on Thursday?» · «Let me know what time suits you best.» |
| Cerrar | «Let me know if you have any questions.» · «I look forward to hearing from you.» |
Ejemplo completo: el email de seguimiento después de una reunión
Es uno de los correos más útiles y de los que más cuesta redactar. Resume lo acordado, reparte tareas y fija la siguiente fecha:
Subject: Follow-up: project kick-off meeting
Hi all,
Thanks for your time today. Here’s a quick summary of what we agreed:
– The first draft of the design will be ready by 20 October (Ana).
– We’ll review the budget with the client next week (Peter).
– Javier will share the updated timeline by Wednesday.Our next meeting is on 27 October at 10:00 CET. Please let me know if I’ve missed anything.
Best regards,
Javier
Si además quieres preparar la reunión en sí, tienes las frases para cada momento en nuestra guía de inglés para reuniones de trabajo.
Errores típicos de los hispanohablantes
- «I write you to…» → lo natural es «I’m writing to…».
- «I wait your answer» → «I look forward to hearing from you» o, más neutro, «Let me know what you think».
- «informations», «advices» → son incontables: «information», «advice».
- «Actually» no significa «actualmente» (es currently), y «eventually» no es «eventualmente» (significa «al final»). Repasa más en nuestra lista de false friends.
- Frases larguísimas traducidas del español. En inglés profesional se prefieren frases cortas: una idea por frase.
- Imperativos secos como «Send me the file» → mejor «Could you send me the file?».
- Exceso de formalidad: «I hereby inform you that…» suena anticuado. Hoy se escribe de forma clara y sencilla.
Cómo mejorar tus emails en inglés en poco tiempo
- Crea tus propias plantillas para los 4 o 5 correos que más repites (seguimiento, envío de documentos, propuesta de reunión, recordatorio).
- Fíjate en cómo escriben tus contactos nativos y apunta las fórmulas que usan.
- Corrige emails reales. En clase puedes llevar el correo que tienes que enviar y trabajarlo con tu profesor: así aprendes justo lo que vas a usar al día siguiente.
- Lee en voz alta antes de enviar. Si una frase no la dirías en una llamada, probablemente sobra o es demasiado rebuscada.
Preguntas frecuentes
¿Cómo empiezo un email en inglés si no sé el nombre del destinatario?
Usa «Dear Sir or Madam,» en contextos muy formales, o «Hello,» / «Dear [nombre del equipo o departamento] team,» en el resto. Evita «Dear Sir,» a secas.
¿Qué es mejor, «Kind regards» o «Best regards»?
Las dos son correctas y profesionales. «Kind regards» es algo más formal y frecuente en inglés británico; «Best regards» es neutro y vale para casi cualquier correo de trabajo.
¿Cómo pido algo en inglés sin sonar brusco?
Convierte la orden en pregunta y añade una fórmula de cortesía: «Could you…?», «Would it be possible to…?» o «I’d appreciate it if you could…». Indicar un plazo («by Friday») no resulta brusco si la petición está bien formulada.
¿Cómo hago seguimiento si no me contestan?
Responde en el mismo hilo con un mensaje breve: «I’m just following up on my email below. Could you let me know by Thursday?». Es habitual y no se considera insistente.
Conclusión
Escribir buenos emails en inglés no depende de saber muchas palabras, sino de dominar una estructura clara y una veintena de fórmulas bien elegidas. Si quieres practicarlo con tus propios correos, descubre nuestro programa de inglés de negocios online para profesionales o averigua qué curso necesitas.
Siguiente paso: Inglés de negocios online: clases individuales de 50 minutos con un profesor fijo que trabaja con tus emails, reuniones y presentaciones reales.
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Sigue leyendo: los problemas de tener un inglés intermedio en el trabajo (y cómo superarlos).
Lo que dicen nuestros alumnos
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